在上海進(jìn)行活動(dòng)媒體邀約時(shí)，需結(jié)合本地媒體環(huán)境、活動(dòng)特點(diǎn)和執(zhí)行細(xì)節(jié)，以下是一些關(guān)鍵注意事項(xiàng)：

一、前期準(zhǔn)備

1. 明確活動(dòng)目標(biāo)與受眾

- 確定活動(dòng)核心目的(品牌曝光、產(chǎn)品發(fā)布、公關(guān)宣傳等)，根據(jù)目標(biāo)篩選匹配的媒體類型(如大眾媒體、垂直領(lǐng)域媒體、KOL、自媒體等)。

- 例如：科技類活動(dòng)可邀約《第一財(cái)經(jīng)》《澎湃新聞》，時(shí)尚類活動(dòng)可聯(lián)系《ELLE》《Shanghai WOW!》等。

2. 精準(zhǔn)制定媒體名單

- 按媒體屬性分類(電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、短視頻平臺(tái)等)，優(yōu)先選擇覆蓋目標(biāo)人群的本地媒體(報(bào)紙：《新民晚報(bào)》《新聞晨報(bào)》《文匯報(bào)》《東方早報(bào)》)(網(wǎng)媒:中新社上海、共工新聞社上海、人民網(wǎng)上海、新浪上海、網(wǎng)易上海、中視快報(bào)上海、上海都市網(wǎng)、中視教育資訊網(wǎng)、中國基層健康網(wǎng)、東方品牌網(wǎng)、上海資訊網(wǎng)等)。

- 注意媒體調(diào)性與活動(dòng)主題的契合度，避免資源浪費(fèi)。

3. 提前規(guī)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)

- 上海媒體日程密集，建議至少提前 2-3周 發(fā)送邀約，重點(diǎn)媒體需預(yù)留更長時(shí)間溝通。

- 避開重大節(jié)日(如進(jìn)博會(huì)、電影節(jié)期間)或同類活動(dòng)扎堆的時(shí)間段。

二、邀約執(zhí)行要點(diǎn)

4.專業(yè)邀約資料準(zhǔn)備

- 活動(dòng)通稿：簡明扼要，突出亮點(diǎn)(如明星嘉賓、獨(dú)家數(shù)據(jù)、創(chuàng)新形式)。

- 媒體邀請函：包含活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、流程、聯(lián)系人及交通指南(上海交通復(fù)雜，建議標(biāo)注地鐵線路或停車信息)。

- 視覺素材包：提供高清活動(dòng)海報(bào)、往期照片或預(yù)熱視頻，便于媒體提前宣傳。

5. 個(gè)性化溝通

- 避免群發(fā)郵件或模板化話術(shù)，針對不同媒體定制溝通內(nèi)容(如對財(cái)經(jīng)媒體強(qiáng)調(diào)行業(yè)影響，對生活方式類媒體突出體驗(yàn)環(huán)節(jié))。

- 通過電話或微信跟進(jìn)確認(rèn)，上海媒體人節(jié)奏快，溝通需簡潔高效。

6. 提供媒體便利性支持

- 交通與接待：大型活動(dòng)可安排接駁車(如從市中心到浦東場館)，或標(biāo)注附近地鐵站(如“2號線陸家嘴站3號口”)。

- 現(xiàn)場服務(wù)：設(shè)置媒體簽到處、專屬休息區(qū)、充電設(shè)備，并安排專人對接采訪需求。

三、現(xiàn)場管理與后續(xù)跟進(jìn)

7. 活動(dòng)流程把控

- 確保核心環(huán)節(jié)(如啟動(dòng)儀式、嘉賓演講)時(shí)間準(zhǔn)確，避免媒體空等。

- 預(yù)留媒體采訪時(shí)段，提前協(xié)調(diào)受訪者(CEO、明星等)時(shí)間。

8. 素材實(shí)時(shí)共享

- 活動(dòng)現(xiàn)場通過微信群或云盤分享高清圖片、速記稿、金句摘要，方便媒體快速發(fā)稿。

- 針對短視頻平臺(tái)媒體(如抖音、小紅書博主)，提供適合剪輯的片段或花絮。

9. 后續(xù)關(guān)系維護(hù)

- 活動(dòng)結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送感謝信，附上媒體報(bào)道參考模板和資料包。

- 跟蹤報(bào)道效果，收集閱讀量、轉(zhuǎn)發(fā)量等數(shù)據(jù)，匯總成結(jié)案報(bào)告。

- 長期維護(hù)媒體關(guān)系，定期邀請參與品牌活動(dòng)或提供行業(yè)資訊。

四、上海本地特殊注意事項(xiàng)

-地域文化敏感度：結(jié)合上海本地?zé)狳c(diǎn)(如城市更新、海派文化)設(shè)計(jì)活動(dòng)亮點(diǎn)。

- 頭部資源競爭：知名媒體檔期緊張，可考慮與本地媒體聯(lián)盟(如上海報(bào)業(yè)集團(tuán))合作。

- 政策合規(guī)：注意遵守上海大型活動(dòng)報(bào)備流程，尤其是涉外或大型場館活動(dòng)。

通過以上策略，既能提升媒體到場率，也能最大化活動(dòng)傳播效果，同時(shí)為后續(xù)合作積累優(yōu)質(zhì)媒體資源。上海活動(dòng)承辦單位：上海原達(dá)廣告有限公司，地址：徐匯區(qū)龍吳路410弄87號507.電話：15000345168.歡迎垂詢!